Письменные обращения в ведомство иностранных дел оформляются в виде особого документа, составляемого по принятым в международном обиходе образцам. Такими документами являются: личные ноты, называемые также просто письмами, вербальные ноты, меморандумы и памятные записки.
Личная нота — это письмо, подписанное лицом, возглавляющим дипломатическое представительство, и адресованное главе ведомства иностранных дел или его помощнику. Оно пишется в первом лице, начинается с обращения: «Господин министр» или «Господин товарищ министра», и заканчивается трафаретной фразой вежливости: «Благоволите принять, господин министр, выражения моего глубокого почтения». Общепринятые правила вежливости требуют также, чтобы в таком письме выражения: «я прошу, я надеюсь» заменялись фразами: «я имею честь просить, я позволяю себе надеяться» и т. п. Личная нота является важным документом, показывающим, что вопросу, о котором в ней идёт речь, придаётся особое значение.
Наиболее часто применяемый документ дипломатической переписки — вербальная нота — адресуется от имени дипломатического представительства ведомству иностранных дел страны пребывания. Она пишется на бланке представительства или на листе чистой бумаги и составляется в третьем лице («Посольство имеет честь просить Министерство иностранных дел», «Миссия имеет честь обратиться к Министерству иностранных дел» и т. п.). По большей части в заголовке документа ставится надпись: «Вербальная нота». В вербальную ноту также принято включать (обычно в самом начале) формулу вежливости: «Выражая своё уважение Министерству иностранных дел…» и т. п.
Вербальные ноты обычно не подписываются, но под их текстом проставляются дата и мастичная печать представительства. В большинстве случаев там же, где и печать, или рядом с ней проставляется гриф (начальные буквы имени и фамилии или неполная подпись с росчерком) одного из ответственных дипломатических работников представительства, уполномоченных на то дипломатическим представителем. Гриф служит доказательством, что вербальная нота не послана автоматически канцелярией без утверждения её руководящими работниками представительства.
Меморандум — это записка, подробно излагающая фактическую и юридическую сторону какого-либо вопроса. Меморандумы либо прилагаются к нотам, развивая и обосновывая их содержание, либо посылаются или вручаются в качества самостоятельного документа. Меморандумы не подписываются. Печать под ними не ставится. Обычно не содержат они и трафаретных формул вежливости.
Памятные записки чаще всего передаются лично дипломатическим представителем или другим ответственным лицом представительства, чтобы оставить след только что сделанного устного сообщения или же позволить министерству легче запомнить его фактическую сторону. Иногда такие записки посылаются, чтобы напомнить о том или ином деле. Памятные записки не подписываются, составляются не на бланке, а на листе чистой бумаги. Печать под ними не ставится.
Обычно ноты и меморандумы посылаются адресату канцелярским путём. Однако иногда они вручаются лично дипломатическим представителем или одним из ответственных дипломатических работников представительства.
Письменные обращения ведомства иностранных дел к дипломатическим представителям пли в дипломатические представительства оформляются точно такими же документами. Личные ноты подписывает глава ведомства иностранных дел или его помощник.
В своих нотах и прочей дипломатически переписке дипломатический представитель обычно соблюдет требования такта и вежливости, избегая резких выражений и всяких выпадов, обидных для установлений и учреждений государства, в котором он аккредитован. В противном случае ведомство иностранных дел может отказаться принять вручённую или посланную ему ноту. Эта последняя в таком случае возвращается отправителю с устным или письменам указанием мотивов отказа. Разумеется, такое же право принадлежит в аналогичных случаях и дипломатическому представителю. При наличии хороших отношений между обоими государствами ведомство иностранных дел (или дипломатический представитель) рекомендует при этом отправителю взять свою ноту обратно.
От такого исключительного случая отказа принять ноту из-за её оскорбительного или неуместного содержания следует отличать более частный случай того, что в дипломатической практике называется Fin de non recevoir (отказ принять). Это выражение означает, что адресат отвергает официальную жалобу, не рассматривая её.
В случаях серьёзных нарушений интересов данного государства его дипломатический представитель или ведомство иностранных дел заявляет другой стороне протест, энергичный протест, категорический протест и т. п. Подобные ноты называются нотами протеста. Разумеется, такие ноты ведут порой к серьёзным осложнениям в отношениях между обоими государствами. Иногда ноты содержат и настоящий ультиматум, сообщение о разрыве дипломатических отношений или об объявлении военных действий.